Bokföring
Bokföringsprocessen steg för steg: Bokföringsprocessen består av flera steg – från att registrera affärshändelserna i grundbok och huvudbok till att ta fram bokslut och årsredovisning. Den här delen av guiden förklarar hur du bokför korrekt, håller ordning på verifikationerna och förbereder bokslutet, så att företagets räkenskaper är korrekta, uppdaterade och följer bokföringslagen.
Bokföring är ett gammalt uttryck. Ordet kommer från tiden före it- och ekonomisystem, då man förde sina räkenskaper i en bok – huvudboken. Boken skulle ge en överblick över företagets affärer och hjälpa till att hålla koll på balansräkning och resultat. I dag använder de flesta företagare i stället ett ekonomisystem, som är en snabbare och enklare metod – bland annat kan man fota eller skanna underlag direkt in i bokföringen.
Bokföringen är en viktig del av driften, och som nämnts ovan är syftet fortfarande att ge en överblick över vad företaget har köpt, sålt och vilka andra affärshändelser som har skett. I praktiken innebär det att varje inkomst och utgift registreras med en verifikation på ett ordnat sätt. Verifikationerna numreras löpande, så att man snabbt kan hitta tillbaka till en viss händelse om det behövs. Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformationen sparas i sju år.
Varför är det viktigt att bokföra?
Bokföringen visar i praktiken vad företaget har att fordra, vad det är skyldigt och vad det är värt. Det är viktigt att bokföringen är ordnad, eftersom den är dokumentationen av företagets verksamhet. Saknar bokföringen struktur och spårbarhet, och ger den därför inte en rättvisande bild, blir det svårt för en revisor att godkänna den. Revisorn kan då behöva lämna en upplysning eller en modifierad revisionsberättelse, vilket kan påverka om leverantörer eller banken vill ge företaget kredit.
Bokföringsprogram eller redovisningskonsult?
Bokföringsprogram är i dag vanliga, och många företag använder dem. De underlättar arbetet med bokföringen och används ofta via en webbtjänst med många funktioner. Särskilt små och medelstora företag använder bokföringsprogram och behöver därför inte anställa en egen redovisningskonsult, som normalt kostar mer än ett abonnemang på ett bokföringsprogram.
Större företag använder däremot ofta affärssystem som är skräddarsydda efter just deras behov.
De flesta bokföringsprogram har samma grundfunktioner, eftersom företag i stort sett följer samma bokföringsrutiner. Ofta får du därför tillgång till följande funktioner i ett bokföringsprogram:
- Huvudbok: Alla verifikationer för alla konton
- Balansräkning: En överblick över samtliga tillgångar och skulder
- Kundreskontra: Här registreras alla kundfakturor och försäljningar
- Leverantörsreskontra: Här registreras alla leverantörsfakturor och inköp
- Fakturering: Skapa och skicka fakturor till kunder
- Grundbok: Den löpande registreringen av alla in- och utbetalningar i tidsordning
- Lagerregister: Överblick över hela varulagret
Vissa bokföringsprogram erbjuder dessutom tilläggsfunktioner som kompletterar grundpaketet.
Välj gärna ett bokföringsprogram som du trivs med. De flesta är snabba att komma igång med och gör bokföringen enklare. Men tänk också på att programmet ska fungera ihop med en intern eller extern redovisningskonsult när företaget har vuxit så mycket att du inte längre kan sköta bokföringen själv. Välj därför ett program som din framtida redovisningskonsult eller revisor känner till, så att hen kan ta vid direkt.
