Bilag

Alla företag kommer i kontakt med verifikationer i bokföringen. En verifikation är den skriftliga dokumentationen av en affärshändelse i företaget. Den visar vad företaget har köpt och sålt och gör det möjligt att hålla ordning på ekonomin och räkenskaperna. Verifikationerna gör helt enkelt bokföringen spårbar.

Enligt bokföringslagen ska varje affärshändelse ha en verifikation. Underlagen kan därför se väldigt olika ut – till exempel fakturor, kvitton, kontoutdrag, hyresavtal eller andra avtal.

Behovet av en verifikation uppstår som regel varje gång:

• Något köps
• Något säljs
• En faktura för något som köpts på kredit betalas
• En kund som har köpt en vara eller tjänst på kredit betalar sin faktura.

De vanligaste typerna av underlag:

• Kundfaktura (vid försäljning)
• Leverantörsfaktura (vid inköp)
• Kreditfaktura (återbetalning av en fakturerad affär)
• Momsdeklaration
• Ingående balans (saldot vid räkenskapsårets början)

Vad en verifikation måste innehålla

Bokföringslagen (1999:1078) gäller för alla bokföringsskyldiga i Sverige och kräver att verifikationerna stämmer med bokföringen. Huvudregeln är att räkenskapsinformationen ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, och att den ska förvaras så att den är lätt att ta fram.

En verifikation ska bland annat visa när den upprättades, när affärshändelsen inträffade, vad den avser, belopp och motpart. För en faktura gäller dessutom krav i momsreglerna, till exempel:

• Fakturanummer
• Datum
• Säljarens momsregistreringsnummer
• Hur stor del av beloppet som är moms
• Säljarens namn och adress
• Köparens namn och adress (inte alltid ett krav, men det kan förekomma)